¿Cómo pongo mi carta detrás de un código QR?

Apunta el código a una página, no a un archivo

El dibujo que imprimes lleva una dirección web y nada más. La dirección que elijas decide si algún día tendrás que volver a imprimir.

• Un enlace directo a un PDF de tu web funciona hasta el día en que sustituyes el archivo. Sube carta-otono.pdf encima del antiguo y el código abre la carta nueva; sube carta-invierno.pdf como archivo nuevo y todos los códigos impresos apuntan a la temporada pasada.
• Un enlace a una página que tú controlas es la versión más segura de la misma idea: la página se queda en una dirección y tú cambias lo que hay en ella.
• Un enlace corto que redirige un servicio de códigos QR es lo que hace que el código en sí se pueda cambiar: puedes mandarlo a otro sitio completamente, a otra página, a un PDF nuevo o a un formulario de reservas, sin tocar lo impreso. Todos los códigos son dinámicos: un enlace corto go.qrvane.com, o una página alojada detrás de él, que puedes redirigir después de imprimirlo.

Elijas lo que elijas, no apuntes un código de carta a una publicación de redes sociales ni a la ficha de un tercero. Esas direcciones cambian sin avisar, y cuando lo hacen el código está muerto y el arreglo es una reimpresión.

¿Un PDF o fotos de las páginas?

Si tu carta está diseñada en algo que exporta PDF, usa el PDF: el texto se queda nítido cuando un cliente amplía con los dedos, y es un solo archivo que mantener al día con la versión de papel. Las fotos son la respuesta cuando la carta solo existe en papel o en una pizarra: fotografía cada página de frente, con luz de día, con la página llenando el encuadre.

Una página de carta de QRVane acepta un PDF o hasta 10 fotos, en el orden que le des, y las muestra con tu título, tu horario y una nota tuya. Mantén el archivo lo bastante ligero para abrirse en un móvil con conexión lenta: por debajo de unos 2 MB es un objetivo razonable, y exportar el PDF en calidad de pantalla en vez de imprenta suele bastar.

Lo único que un PDF no puede hacer es tomar un pedido. Si quieres que los clientes pidan y paguen desde la mesa, eso es cosa del TPV, no de un código QR, y seguramente tu proveedor de caja lo venda. Un código que muestra la carta y un código que cobra son productos distintos, y este es el primero.

Alérgenos: la carta digital no puede ser la única vía

Si el código es la forma en que los clientes leen tu información de alérgenos, las buenas prácticas de la Food Standards Agency para alimentos no envasados piden que «they should have an alternative way of accessing the information» que no sea digital. En la práctica: personal que pueda responder, o una copia impresa detrás de la barra. Las propias recomendaciones dicen que «You are not required by law to follow best practice guidance.», pero la exactitud de lo que le cuentas a un cliente sobre los 14 alérgenos es asunto legal, así que lo prudente es seguirlas.

Así que una carta detrás de un código necesita dos cosas: una línea que invite a preguntar, y alguien capaz de responder. Una página de carta de QRVane lleva esa línea por defecto —«Allergies or intolerances? Please ask a member of staff about allergens before you order.»— y puedes editarla o quitarla si tu información de alérgenos ya está en la propia carta.

Dónde va el código y qué escribir al lado

Un código que nadie lee es la forma habitual de fracasar. Tres reglas cubren casi todo.

1. Di qué es. «Escanea para ver las sugerencias de hoy» o «Escanea para la carta de vinos» se escanea. Un cuadrado sin texto, no.
2. Ponlo donde un cliente sentado pueda poner el móvil encima. Un caballete de mesa, la esquina de la carta de papel, una tarjeta en el portacuentas. Un código en la pared detrás del banco corrido es un código al que nadie llega.
3. Conserva la carta de papel. La encuesta de Lightspeed de 2024 en la hostelería británica encontró que los clientes «specifically request a physical menu when offered a QR code». El código es para lo que cambia —sugerencias, precios, el asado del domingo— al lado de un papel que se queda.

El tamaño importa más de lo que se cree: un código en un caballete de mesa se escanea desde unos 30 cm y puede ser pequeño, uno en el escaparate se escanea desde la acera y no puede. De qué tamaño debe ser un código QR impreso da un tamaño para cada sitio.

Cambiar la carta después

Para esto sirve ponerla detrás de un código. Con una página de carta de QRVane, inicias sesión, subes el PDF o las fotos nuevas, y todos los códigos impresos muestran la carta nueva la siguiente vez que se escanean. No se reimprime nada y ningún código cambia. Lo mismo vale para tu horario y la nota.

Si la carta se muda a otro sitio completamente —una web nueva, un sistema de reservas, otro proveedor— cambias a dónde lleva el código en lugar de lo que contiene. Cómo cambiar a dónde lleva un código QR lo explica, y qué significa para los códigos ya impresos.

Una costumbre práctica: imprime la fecha en la carta de papel, no en el código. Así ves de un vistazo qué mesas llevan los precios de la temporada pasada, cuando el código que tienen detrás ya está bien.

Lo que cuesta un código de carta tras su periodo gratis

Un código de carta es una suscripción, no un coste único de imprenta, y conviene saberlo antes de imprimir 200 caballetes de mesa. Cada código funciona gratis durante 14 días desde el momento en que se crea. Después, salvo que su espacio de trabajo tenga un plan con sitio para él, quien lo escanee verá una página de QRVane en lugar del destino.

Mientras el espacio de trabajo está suscrito, su plan mantiene activos sus códigos más allá de sus primeros 14 días: Starter 10, Pro 50 y Business 250. Una página de carta es un código, así que un restaurante con carta de comida, carta de bebidas y página de sugerencias usa tres. Los escaneos de un código se pueden exportar en CSV en cualquier momento: en sus primeros 14 días, en un periodo de gracia y después de que deje de funcionar.

Si prefieres no depender de nadie, la alternativa honesta es una página en tu propia web y un código que lleve su dirección completa: la página es tuya, tú decides qué pones en ella, y la facturación de ninguna empresa se interpone entre un cliente y tu carta. Lo que pierdes es poder cambiar a dónde lleva el código y contar los escaneos. La página para restaurantes dice cuándo es la mejor opción, y qué detiene de verdad un código impreso repasa el resto.

Antes de la tirada

1. Escanea la prueba impresa con un iPhone y con un móvil Android, desde donde se vaya a sentar un cliente.
2. Ábrela en un móvil con poca cobertura: un PDF de 10 MB en un comedor en el sótano no es una carta.
3. Comprueba que está la línea de alérgenos y que en cada turno hay alguien que pueda responder.
4. Comprueba que la carta se lee en una pantalla pequeña sin tener que ampliar para encontrar los precios.
5. Apunta a dónde lleva el código y quién puede cambiarlo, para que quien te cubra el turno también pueda.

Después, lanza la tirada. El periodo gratis de 14 días de un código de QRVane cuenta desde el momento en que se crea el código, no desde el día en que los caballetes llegan a las mesas, así que crea el código cuando la carta esté lista, no semanas antes de imprimir.